این فرآیند از طریق سامانه "وادافا" (Vadafa) و "پژوهشیار" مدیریت می‌شود و زمان‌بندی و مراحل مشخصی دارد.
زمان‌بندی پیش‌دفاع متمرکز:
زمان‌بندی پیش‌دفاع متمرکز به صورت دوره‌ای توسط دانشگاه آزاد اسلامی اعلام می‌شود. این زمان‌بندی معمولاً در قالب "تقویم دفاعیات" یا "برنامه زمانی برگزاری پیش‌دفاع متمرکز" در وب‌سایت‌های واحدهای دانشگاهی و سامانه پژوهشیار اطلاع‌رسانی می‌گردد. برای مثال، دوره‌هایی در ماه‌های آبان، آذر، بهمن و ... اعلام می‌شوند.
- تاریخ ارسال فایل برای همانندجویی: این تاریخ معمولاً چند روز قبل از آخرین مهلت درخواست دانشجو برای پیش‌دفاع است.
- آخرین مهلت درخواست دانشجو برای شرکت در پیش‌دفاع: این تاریخ بسیار مهم است و دانشجویان باید تا این زمان مدارک خود را در سامانه پژوهشیار به مرحله 11 برسانند.
- تاریخ رزرو جلسات: معمولاً چند روز پس از آخرین مهلت درخواست، امکان رزرو جلسه در سامانه وادافا (vadafa.ec.iau.ir) برای دانشجویان فراهم می‌شود. این تاریخ برای متقاضیانی که قبلاً عدم کفایت دریافت کرده‌اند و سایر متقاضیان ممکن است متفاوت باشد.
- تاریخ شروع جلسات پیش‌دفاع: جلسات در یک بازه زمانی مشخص آغاز و برگزار می‌شوند.
مراحل پیش‌دفاع متمرکز:
- ورود به سامانه پژوهشیار (Pajoohyar):
- دانشجو باید مراحل مربوط به پروپوزال و رساله خود را در سامانه پژوهشیار به درستی طی کرده و تاییدات لازم را از استاد راهنما و مدیر گروه دریافت کرده باشد.
- اطمینان از انتخاب صحیح رشته و گرایش در سامانه. (عدم انتخاب "فاقد گرایش")
- مرحله 7 پژوهشیار: بارگذاری مستندات لازم برای شرکت در پیش‌دفاع متمرکز.
- مرحله 8 پژوهشیار: بررسی مشابهت‌یابی (همانندجوئی) رساله.
- مرحله 9 پژوهشیار: تایید استاد راهنما.
- رسیدن به مرحله 11 پژوهشیار به معنای آماده بودن برای شرکت در پیش‌دفاع است.
- احراز شرایط علمی:
- نمره آزمون جامع: دانشجو باید نمره قبولی در آزمون جامع را کسب کرده باشد.
- نمره آزمون زبان: ارائه مدرک زبان معتبر (مانند EPT) با نمره مورد قبول دانشگاه.
- گواهی دستاوردهای علمی (ماده 3 بخشنامه): این بخش اهمیت زیادی دارد و شامل دو شیوه اصلی است:
- شیوه مرسوم (با مقاله): ارائه حداقل یک مقاله علمی-پژوهشی داخلی یا خارجی (ISC، ISI) یا معادل آن، مطابق با بخشنامه‌های پژوهشی دانشگاه.
- شیوه نظام پایش آزاد (از طریق کنفرانس):
- پذیرش مقاله مستخرج از رساله برای ارائه شفاهی (Oral Presentation) در یک کنفرانس معتبر.
- پذیرش اولیه مقاله برای چاپ در نشریه پشتیبان کنفرانس که مورد تایید شورای عالی نظام پایش آزاد باشد.
- ارزیابی موفق و کسب نمره قابل قبول در جلسه سخنرانی کنفرانس.
- مهم: این شیوه در بخشنامه متمم جامع پژوهشی رساله دکتری (اسفند 1403) به عنوان جایگزین ارائه مقاله علمی-پژوهشی برای پیش‌دفاع مطرح شده است.
- بارگذاری مدارک در سامانه پژوهشیار:
- فایل کامل رساله دکتری (تکمیل شده).
- گواهی پذیرش مقاله یا مقالات (یا تاییدیه کنفرانس و پذیرش در نشریه پشتیبان در شیوه پایش آزاد).
- فرم‌های مربوط به پیش‌دفاع (نامه استاد راهنما، تاییدیه شورای تحصیلات تکمیلی واحد، درخواست دانشجو، و غیره).
- رزرو جلسه در سامانه وادافا (Vadafa):
- پس از تایید مدارک در پژوهشیار و رسیدن به مرحله 11، دانشجو باید در زمان‌های اعلام‌شده توسط دانشگاه، به سامانه وادافا (vadafa.ec.iau.ir) مراجعه و جلسه پیش‌دفاع خود را رزرو کند.
- نام کاربری: شماره همراه ثبت شده در پژوهشیار.
- رمز ورود: شماره دانشجویی درج شده در پروپوزال.
- برگزاری جلسه پیش‌دفاع متمرکز:
- جلسات پیش‌دفاع به صورت متمرکز و اغلب آنلاین برگزار می‌شوند.
- مدت زمان جلسه معمولاً یک ساعت است که شامل بخش‌های زیر است:
- توضیحات استاد راهنما: حدود 5 دقیقه.
- دفاع دانشجو از رساله: حداکثر 20 دقیقه.
- نکات تکمیلی استاد راهنما: حدود 5 دقیقه.
- پرسش و پاسخ از سوی هیئت داوران: (بخش اصلی جلسه)
- شور و تصمیم‌گیری هیئت تخصصی: حدود 30 دقیقه.
- هیئت داوران معمولاً شامل اساتید متخصص در زمینه مربوطه است که از سوی دانشگاه تعیین می‌شوند.
- نتیجه پیش‌دفاع:
- نتیجه پیش‌دفاع به صورت "کفایت دارد" یا "عدم کفایت" اعلام می‌شود.
- کفایت دارد: دانشجو پس از موفقیت در پیش‌دفاع، می‌تواند برای دفاع نهایی اقدام کند. در صورت نیاز به اصلاحات جزئی، باید آنها را اعمال کند.
- عدم کفایت: در صورت عدم کفایت، دانشجو می‌تواند با رعایت ضوابط و بازه زمانی مشخص (معمولاً حداقل 3 ماه بعد)، مجدداً در جلسه پیش‌دفاع شرکت کند. در صورت مردودی برای چندمین بار، احتمال اخراج از دانشگاه وجود دارد.
نکات مهم:
- همیشه آخرین بخشنامه‌ها: دانشگاه آزاد اسلامی ممکن است بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های خود را به روزرسانی کند. بنابراین، همواره باید به آخرین بخشنامه‌های منتشر شده توسط معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه آزاد اسلامی (به ویژه بخشنامه جامع پژوهشی رساله دکتری تخصصی غیرپزشکی و متمم‌های آن) مراجعه کنید.
- سامانه‌های پژوهشیار و وادافا: این دو سامانه ابزارهای اصلی برای مدیریت فرآیند پیش‌دفاع هستند و دانشجویان باید به صورت مداوم وضعیت خود را در آنها پیگیری کنند.
- ارتباط با دانشگاه: در صورت هرگونه ابهام، تماس با کارشناس تحصیلات تکمیلی، مدیر گروه یا معاونت پژوهشی واحد دانشگاهی مربوطه ضروری است.
این اطلاعات کلی و بر اساس آخرین بخشنامه‌های در دسترس است. برای هر دانشجوی خاص، جزئیات دقیق باید از طریق واحد دانشگاهی مربوطه پیگیری شود.