دانشگاه آزاد اسلامی به طور مداوم بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌های مربوط به تحصیلات تکمیلی، از جمله شرایط دفاع از رساله دکتری و تمدید سنوات را به روز رسانی می‌کند.
برای اطلاع دقیق از قوانین جدید درباره تأخیر در دفاع دکتری دانشگاه آزاد، باید به آخرین بخشنامه‌های صادر شده توسط سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و همچنین آیین‌نامه‌های آموزشی مربوط به مقطع دکتری مراجعه کنید.
برخی از مهمترین قوانین جدید درباره تأخیر در دفاع دکتری دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی در ادامه بیان شده اند:
1. سنوات مجاز تحصیل در مقطع دکتری دانشگاه آزاد:
سنوات عادی: معمولاً مدت مجاز تحصیل در مقطع دکتری ناپیوسته در دانشگاه آزاد 6 سال (12 نیمسال) است.
تمدید سنوات (سنوات ارفاقی): در صورت عدم اتمام تحصیل در سنوات عادی، دانشجو می‌تواند با رعایت شرایطی، درخواست تمدید سنوات بدهد. این تمدید معمولاً برای یک یا دو نیمسال دیگر (تا مجموعاً 7 سال یا 14 نیمسال) امکان‌پذیر است.
شرایط تمدید سنوات:
ارائه درخواست کتبی موجه به دانشگاه.
تأیید استاد راهنما و گروه آموزشی.
در برخی موارد، تأیید شورای تحصیلات تکمیلی واحد یا کمیسیون موارد خاص دانشگاه.
مشمولین خدمت سربازی برای تمدید سنوات نیاز به موافقت نظام وظیفه و اخذ مجوز معافیت تحصیلی دارند.
جریمه مالی: تأخیر در دفاع و تمدید سنوات معمولاً با پرداخت شهریه اضافی (شهریه سنوات) همراه است. این شهریه می‌تواند به صورت ثابت یا متغیر (بسته به تعداد واحدهای باقی‌مانده و نیمسال‌های اضافی) محاسبه شود.
2. تغییرات در فرآیند دفاع (پیش‌دفاع و دفاع نهایی):
پیش‌دفاع متمرکز: از حدود سال 1399، دانشگاه آزاد فرآیند پیش‌دفاع را از حالت غیرمتمرکز به متمرکز تغییر داد. این بدان معناست که دانشجویان دکتری باید در یک جلسه پیش‌دفاع متمرکز در سازمان مرکزی (یا شعب مربوطه) شرکت کرده و کفایت علمی خود را برای دفاع نهایی اثبات کنند.
شرایط پیش‌دفاع و دفاع نهایی:
کسب کفایت در پیش‌دفاع: بدون کسب کفایت در پیش‌دفاع، امکان دفاع نهایی وجود ندارد.
الزام به چاپ/پذیرش مقاله: یکی از مهمترین شرایط دفاع از رساله دکتری در دانشگاه آزاد، ارائه مقاله یا مقالات علمی (بسته به رشته و بخشنامه) است. این مقالات باید در نشریات معتبر علمی-پژوهشی یا ISI (و در برخی رشته‌ها ISC) به چاپ رسیده یا حداقل پذیرش قطعی گرفته باشند. عدم رعایت این شرط می‌تواند منجر به تأخیر در دفاع یا حتی مردودی شود.
نظام پایش آزاد: دانشگاه آزاد اخیراً رویکرد "نظام پایش آزاد" را معرفی کرده است که بر اساس آن، دانشجویان می‌توانند عنوان رساله خود را از میان "نظام موضوعات" دانشگاه انتخاب کنند. این موضوع می‌تواند در شرایط دفاع یا امتیازدهی مؤثر باشد.
تغییرات در آیین‌نامه ارزشیابی رساله: ممکن است آیین‌نامه‌های مربوط به نحوه ارزیابی و درجه‌بندی رساله (مثلاً کسب حداقل نمره 16 برای قبولی) نیز تغییراتی داشته باشند.
3. عواقب تأخیر در دفاع و اتمام سنوات:
عدم دریافت مدرک: بدون دفاع موفق از رساله، دانشجو فارغ‌التحصیل نشده و مدرک تحصیلی دریافت نمی‌کند.
اخراج آموزشی: در صورت اتمام سنوات مجاز و عدم کسب تمدید، دانشجو ممکن است مشمول قوانین اخراج آموزشی شود.
پرداخت هزینه‌های اضافی: همانطور که ذکر شد، تأخیر در دفاع معمولاً با هزینه‌های شهریه اضافی همراه است.
قدیمی شدن موضوع پژوهش: تأخیر طولانی‌مدت می‌تواند منجر به قدیمی شدن موضوع رساله و کاهش ارزش علمی آن شود.
4. باطل شدن پیش‌دفاع قبلی برای عدم دفاع نهایی تا تاریخ مشخص
طبق مصوبه هیئت امنای دانشگاه آزاد (بخشنامه ۱۱۸۴ مورخ ۱۰ مرداد ۱۴۰۳)، اگر دانشجویی پیش‌دفاع خود را انجام دهد اما تا ۱۵ آبان همان سال دفاع نهایی را انجام ندهد، جلسه پیش‌دفاع قبلی «کان‌لم‌یُکن» تلقی شده و باید مجدداً پیش‌دفاع برگزار کند
5. دو شیوه رسمی برای دفاع نهایی رساله
بخشنامه ۱۰/۰۳/۹۹/ص مورخ ۴ اسفند ۱۴۰۳ دانشگاه آزاد، دو مسیر رسمی دفاع را معرفی می‌کند: روش متداول مبتنی بر مقاله و روش نظام پایش آزاد.
الف. روش مرسوم (مبتنی بر مقاله): پیش‌دفاع باید برگزار شود و پس از کسب «توافق کمیته تخصصی» و کسب کفایت علمی ادامه فرایند دفاع نهایی ممکن است. لازم به ذکر است که چاپ مقاله اجباری نیست؛ پذیرش در یک نشریه معتبر کافی است
ب. روش نظام پایش آزاد: دانشجو باید موضوع رساله را از موضوعات تعیین‌شده در «نظام موضوعات پژوهشی» انتخاب کند، مقاله‌ای را در کنفرانسی پذیرفته و ارائه کند، سپس پیش‌دفاع متمرکز انجام می‌شود. برای دفاع نهایی، پذیرش نهایی مقاله یا کسب حداقل ۳ امتیاز پژوهشی در جدول امتیازات کفایت علمی لازم است
6. معافیت شهریه تا سه نیمسال پس از پیش‌دفاع
بر اساس اظهارات معاون علوم و مهندسی دانشگاه آزاد، دانشجویانی که پیش‌دفاع متمرکز موفق داشته باشند تا ۳ نیمسال (یعنی حداکثر یک و نیم سال پس از پیش‌دفاع) معاف از پرداخت شهریه هستند. پس از این مدت، در صورت عدم دفاع نهایی، شهریه ثابت ترم‌ها بازگشت داده می‌شود
7. کاهش نیاز به تعداد مقالات در دفاع نهایی
در بخشنامه جدید تأکید شده که:
دانشجو صرفاً با پذیرش یک مقاله در نشریه معتبر، بدون نیاز به چاپ مقاله، می‌تواند پیش‌دفاع و دفاع نهایی را انجام دهد.
همچنین یک مقاله Q1 (معتبر) به تنهایی برای دفاع کفایت می‌کند
8. تقویت کیفیت دفاع و الزامی بودن پیش‌دفاع متمرکز
هدف از اجباری شدن پیش‌دفاع متمرکز، بالا بردن کیفیت علمی پایان‌نامه‌ها، ارتقای استانداردهای دفاع دکتری و جلوگیری از فارغ‌التحصیلی با رساله‌های فاقد کفایت محسوب می‌شود؛ این رویکرد طبق تصمیم هیأت امنای دانشگاه (مصوبه شماره ۱۱۸۴) اجرایی شده است
نکات مهم برای کسب اطلاعات دقیق:
مراجعه به اداره تحصیلات تکمیلی واحد دانشگاهی: بهترین و دقیق‌ترین منبع برای اطلاع از آخرین قوانین و بخشنامه‌ها، مراجعه حضوری یا تماس با اداره تحصیلات تکمیلی واحد دانشگاهی محل تحصیل شماست.
سایت سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی: بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌های کلی در بخش معاونت پژوهش و فناوری یا معاونت آموزشی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی منتشر می‌شوند.
مشورت با استاد راهنما و مدیر گروه: اساتید و مدیران گروه‌های آموزشی نیز از آخرین تغییرات مطلع هستند و می‌توانند راهنمایی‌های لازم را ارائه دهند.