مرحله ۱: تکمیل اطلاعات در سامانه پژوهشیار
ورود بدون استفاده از فیلترشکن (با IP ایران) به سامانه پژوهشیار به نشانی ris.iau.ac.ir و ورود با نام‌کاربری و رمز عبور.
تکمیل پروپوزال و مستندات پژوهشی تا مرحله تصویب نهایی توسط دانشکده و واحد دانشگاهی.
برای دریافت مجوز پیش‌دفاع، باید حداقل یک مقاله دارای پذیرش یا شرکت در کنفرانس علمی داشته باشید. طبق آیین‌نامه جدید، الزام چاپ مقاله برداشته شده و پذیرش کفایت می‌کند.
مرحله ۲: ثبت نوبت در سامانه وادافا (پیش‌دفاع)
ورود به سامانه وادافا به آدرس vadafa.iauec.ac.ir.
نام کاربری، شماره موبایل ثبت شده در پژوهشیار و رمز عبور، شماره دانشجویی است.
پس از ورود، از بخش "هماهنگی جلسات پیش‌دفاع" زمان مورد نظر برای جلسه را انتخاب کنید.
پس از تأیید نهایی توسط دبیرخانه، جلسه پیش‌دفاع (معمولاً به صورت آنلاین) برگزار می‌شود.
مرحله ۳: ثبت درخواست دفاع نهایی
پس از موفقیت در پیش‌دفاع و گذشت حداقل زمان مشخص (معمولاً یک ماه)، ثبت درخواست مجوز دفاع نهایی در پژوهشیار انجام می‌شود.
برای دریافت مجوز دفاع، باید حداقل ۵ امتیاز پژوهشی کسب کرده باشید (مثلاً از طریق مقاله علمی پژوهشی یا کنفرانسی).
پس از تأیید مدارک توسط دانشکده و واحد، اجازه برگزاری جلسه دفاع نهایی صادر می‌شود.
نکات مهم
حداقل زمان از تصویب پروپوزال تا دفاع نهایی معمولاً یک سال است.
فاصله پیش‌دفاع تا دفاع نهایی حداقل یک ماه است.
برای دفاع نهایی، باید مدارکی مانند فرم پیش‌دفاع، مقاله، مجوزها و فایل نهایی پایان‌نامه را در سامانه بارگذاری کرده یا به پژوهش دانشکده تحویل دهید.
زمان درخواست دفاع نهایی معمولاً باید حداقل ۲۱ روز پیش از تاریخ موردنظر ثبت شود.