تکمیل فرم‌های مربوط به دفاع دکتری در دانشگاه آزاد اسلامی فرآیندی مرحله‌ای است که عمدتاً از طریق سامانه پژوهشیار و در مرحله پیش‌دفاع از طریق سامانه وادافا (Vadafa) انجام می‌شود. دانشجویان باید با دقت و طبق آخرین بخشنامه‌ها این فرم‌ها را تکمیل و مستندات لازم را بارگذاری کنند.
۱. مراحل کلی تکمیل فرم‌ها و ثبت درخواست دفاع
- ورود به سامانه پژوهشیار: تمامی مراحل مربوط به پروپوزال، پایان‌نامه، و رساله دکتری از طریق این سامانه یکپارچه انجام می‌شود. ابتدا باید در این سامانه ثبت‌نام کرده باشید.
- تکمیل اطلاعات رساله:
- باید نسخه PDF و فایل Word/LaTeX رساله (پایان‌نامه) خود را بارگذاری کنید.
- دقت کنید که رساله شما مطابق با آیین‌نامه نحوه نگارش و تدوین رساله/پایان‌نامه تهیه شده باشد، در غیر این صورت درخواست شما رد خواهد شد.
- چکیده فارسی/لاتین: در قسمت مربوطه، چکیده فارسی و لاتین رساله را وارد کنید.
- بارگذاری مستندات کفایت دستاوردهای علمی (مقالات):
- براساس بخشنامه‌های جدید، دانشجو باید مقالات مستخرج از رساله خود (با توجه به مسیر پژوهش‌محور یا نظام پایش آزاد) را برای ارزیابی بارگذاری کند.
- فرم‌های تعیین و تأیید مقاله: این فرم‌ها باید تکمیل و به امضای اساتید راهنما و مدیر گروه برسد. برخی واحدها فرم تعهد چاپ یا پذیرش مقاله را نیز درخواست می‌کنند.
- نکته: مقالات باید چاپ شده باشند یا حداقل دارای پذیرش قطعی باشند.
- تاییدات سیستمی و اداری:
- مرحله ۷ پژوهشیار (بارگذاری مستندات): این مرحله شامل بارگذاری نامه استاد راهنما و تأییدیه شورای تحصیلات تکمیلی واحد است.
- مرحله ۸ پژوهشیار (مشابهت‌یابی): اطمینان حاصل کنید که رساله شما از نظر سرقت علمی بررسی شده و تأیید شده است.
- مرحله ۹ پژوهشیار (تأیید استاد راهنما): استاد راهنما باید مقاله و رساله شما را تأیید کند.
- مرحله ۱۰ پژوهشیار (تأیید واحد دانشگاهی): واحد دانشگاهی (معاونت پژوهشی یا تحصیلات تکمیلی) مستندات شما را بررسی و تأیید می‌کند.
- انتقال به مرحله ۱۱ پژوهشیار: پس از تأییدات لازم، وضعیت شما به مرحله ۱۱ پژوهشیار منتقل می‌شود که مجوز رزرو جلسه پیش‌دفاع است.
- دریافت و تکمیل فرم‌های فیزیکی (در صورت نیاز):
- اگرچه بیشتر فرآیندها سیستمی شده‌اند، اما ممکن است برخی فرم‌های فیزیکی نیز در مراحل مختلف مورد نیاز باشند. این فرم‌ها را از کارشناس پژوهش دانشکده یا وب‌سایت معاونت پژوهشی واحد خود دریافت کنید:
- فرم گزارش‌های دوره‌ای (مثلاً ۶ ماهه) پیشرفت رساله: باید به طور منظم تکمیل و تحویل داده شود.
- فرم صورتجلسه پیش‌دفاع رساله دکتری: پس از برگزاری جلسه پیش‌دفاع، این فرم باید تکمیل و تحویل داده شود.
- فرم پیشنهاد تاریخ برگزاری دفاع: پس از طی مراحل پیش‌دفاع، این فرم با هماهنگی اساتید و مدیر گروه تکمیل و به پژوهش تحویل داده می‌شود.
- فرم دعوت‌نامه اساتید داور: پس از تأیید تاریخ دفاع، این فرم‌ها از پژوهش دریافت و به اساتید تحویل داده می‌شوند.
- فرم ارزشیابی رساله دکتری: این فرم توسط اساتید داور در جلسه دفاع تکمیل می‌شود.
- فرم اطلاعات رساله (فرم "ب"): این فرم معمولاً در روز جلسه دفاع تکمیل می‌شود.
- فرم تعهد مقاله دوم (در صورت لزوم): برای برخی رشته‌ها و شرایط، ممکن است نیاز به تعهد برای چاپ مقاله دوم پس از دفاع باشد.
- اگرچه بیشتر فرآیندها سیستمی شده‌اند، اما ممکن است برخی فرم‌های فیزیکی نیز در مراحل مختلف مورد نیاز باشند. این فرم‌ها را از کارشناس پژوهش دانشکده یا وب‌سایت معاونت پژوهشی واحد خود دریافت کنید:
- رزرو جلسه پیش‌دفاع در سامانه وادافا (Vadafa):
- پس از اینکه به مرحله ۱۱ پژوهشیار منتقل شدید، می‌توانید به سامانه وادافا (vadafa.ec.iau.ir) مراجعه کنید.
- نام کاربری: شماره همراه ثبت شده در پروفایل پژوهشیار.
- رمز ورود: شماره دانشجویی.
- در این سامانه، تاریخ و زمان مناسب برای جلسه پیش‌دفاع را رزرو خواهید کرد.
۲. نکات مهم برای تکمیل فرم‌ها
- آخرین بخشنامه‌ها: همواره به آخرین بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌های ابلاغی از سوی معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه آزاد اسلامی (و واحد دانشگاهی خودتان) توجه کنید. این قوانین ممکن است به صورت دوره‌ای تغییر کنند.
- مشورت با کارشناس پژوهش: در هر مرحله، از کارشناس پژوهش دانشکده خود راهنمایی بخواهید. آن‌ها بهترین منبع برای ارائه دقیق‌ترین اطلاعات و فرم‌های مورد نیاز هستند.
- دقت در اطلاعات: تمامی اطلاعات را با دقت و بدون غلط املایی یا اشتباه وارد کنید. هرگونه اشتباه ممکن است باعث تأخیر در فرآیند شود.
- پشتیبان‌گیری: همیشه از فایل‌های تکمیل شده و مستندات بارگذاری شده پشتیبان‌گیری کنید.
- رعایت زمان‌بندی: به مهلت‌های تعیین شده برای هر مرحله (مانند تأیید در پژوهشیار یا رزرو در وادافا) توجه کنید تا فرآیند دفاع شما به تأخیر نیفتد.
- آمادگی برای تغییرات: با توجه به پویایی مقررات دانشگاهی، همواره آمادگی مواجهه با تغییرات جزئی در فرآیندها و فرم‌ها را داشته باشید.